生成AI活用方針・社内ルール設計

生成AIを業務で使う際の対象業務、利用ツール、情報の取り扱い、人による確認範囲を整理します。現場の利用を妨げずにリスクを管理できるよう、社内ルールと運用手順を検討します。一律に禁止するのでも、すべてを許可するのでもなく、入力する情報、利用環境、業務への影響をもとに、社員が判断できるルールと確認の流れを検討します。

ルール整備の論点を整理する情報管理の実務ガイド

情報の分類と、確認・相談の手順を一緒に考える

まず決めること

「何を入力できるか」は、情報だけでなく使い方で決める

情報区分は、ルールを現場で使うための出発点です。公開情報・社内一般情報・機密情報・個人情報といった分類例を、自社の業務や既存の情報管理規程に合わせて定義します。同じ資料でも、要約のために使うのか、顧客へ渡す回答を作るのかで確認すべきことは変わります。

さらに、利用するサービスやアカウントごとに、入力データや生成された出力がどのように扱われるか、提供元が公開している最新の説明を確認します。個人アカウントと組織で管理する環境を同じ条件だとみなさず、利用者・管理者・設定変更の担当を明らかにしてからルールに反映します。条件が確認できない場合の扱いも、あらかじめ決めておくと迷いを減らせます。

公開情報

一般に公開済みの情報を使う場合も、利用目的や出力の正確さは確認します。

社内一般情報

社内共有の範囲や社内規程を確認し、組織で認めた環境・用途に限るかを決めます。

機密情報・個人情報

安易に入力を許可せず、業務上の必要性、データの扱い、利用環境を確認。必要なら匿名化や別の手段を検討します。

これは分類を考えるための一般例です。区分名や許可範囲をそのまま採用するのではなく、自社の既存規程と業務上の責任に照らして決めてください。ツールのデータ取り扱い条件は変更されることがあるため、利用企業側で最新の提供元情報を確認する必要があります。

業務ごとの境界をつくる

許可・要確認・禁止を、影響と確認者まで含めて決める

「生成AIを使ってよいか」を全社一律で決めるだけでは、現場の判断に必要な情報が足りません。利用目的、入力内容の機密性、出力が顧客や取引先に及ぼす影響、人が確かめられるかを合わせて考え、業務単位で境界を設けます。

たとえば、公開情報をもとに社内向けの下書きを作る作業と、顧客向け回答やシステム登録内容を生成する作業では、必要な確認の深さが異なります。判断に迷ったときに誰へ相談するのか、入力できない場合はどの手段に切り替えるのかもルールに含めます。

出力を確認する

事実関係、数値、引用、専門的な判断を、元資料や適切な確認者に照らして検証します。文章が自然でも、内容の正しさが保証されるわけではありません。

影響に応じて承認する

顧客へ渡す文書や登録データは、誰が確認し、必要なら誰が承認するかを明確にします。修正や差し戻しの方法も決めておきます。

迷ったときの相談先と代替手段を示す

現場が自己判断でルールを越えないよう、相談窓口や判断を引き継ぐ担当を定めます。利用を見送る場合は、既存の手順や人による確認へ戻すなど、業務を止めない選択肢も案内します。誤りや想定外の入力に気づいたときの報告先・初動も、運用の一部です。

運用に落とし込む

社内ルールを、利用者が実際に使える手順にする

ルールには禁止事項だけでなく、安全に使える業務例、入力前の確認、出力後の見直し方を含めます。利用者が判断できないときの相談先、管理者への報告方法、ルールの見直し担当が分かると、文書が掲示されるだけで終わりにくくなります。

利用目的と利用環境を確認する

対象業務、利用者、管理者、アカウントの種類を整理し、提供元のデータ取り扱い条件と社内規程を確認します。

業務別に入力と出力の扱いを決める

情報の区分に加えて、利用目的、外部への影響、必要な確認者をもとに、利用可否と確認の水準を定めます。

相談・承認・報告の手順を共有する

迷ったとき、誤りを見つけたとき、用途を広げたいときに、誰がどう判断するかを案内します。

環境や業務の変化に合わせて見直す

ツールの条件、社内体制、新しい用途が変わったときに、ルールやガイドを再確認できる役割を決めます。

支援内容

利用状況と社内体制に合わせて検討します

〇〇株式会社では、利用状況と業務上の要件を確認し、対象ツールや社内体制に応じて設計する支援を行います。検討する範囲は状況により異なります。特定のツールへの対応実績や制度への準拠を前提にせず、まず現在の利用状況と判断に困っている場面を整理します。

支援内容の例として、利用ルールの構成案、入力情報と出力確認に関する運用手順案、業務導入時のチェック項目などが考えられます。いずれも個別の業務や要件に合わせて検討するもので、固定パッケージや一律の成果を約束するものではありません。

相談前に分かる範囲で整理しておくとよいこと

どの業務で、何のために生成AIを使っているか・使いたいか
利用者と管理者の範囲、使っているアカウントや環境
入力する情報の種類と、顧客・取引先への影響
出力を確認・承認している人と、迷ったときの相談経路
すでにある情報管理規程や、特に判断に困っている場面

まだ決まっていない項目があっても問題ありません。分からない点を含めて、検討の論点を整理できます。

相談を検討しやすい状況

社員ごとの判断で生成AIを使い始めている企業
機密情報や個人情報を入力してよい範囲を定めたい企業
AIの誤回答を前提に確認・承認の流れを設計したい企業

支援範囲

業務別の利用目的と禁止・要確認用途の整理
入力情報の区分と取り扱い方針の検討
出力の確認、修正、承認フローの設計
アカウントや権限、利用記録に関する運用論点の整理
社内向け利用ガイドと相談・報告手順の作成支援

比較・検討の視点

候補を比べる際は、期待する効果だけでなく運用条件も確認します。

取り扱う情報の機密性
出力が顧客や取引先に及ぼす影響
人による確認の必要度
利用者と管理者の範囲
利用ツールごとのデータ取り扱い条件

個別に検討する成果物の例

以下は相談内容に応じて検討する例であり、固定の提供内容を示すものではありません。

・生成AI利用ルールの構成案
・入力情報と出力確認に関する運用手順案
・業務導入時のチェック項目

進め方

利用状況と業務上の要件を確認し、対象ツールや社内体制に応じて設計する支援

次に確認したい情報

生成AIに入力してよい情報は？社内ルールを作るための分類と確認手順情報区分、ツール条件、業務別の許可範囲、出力確認を社内ルールにする手順を詳しく読む。社員向けAI研修・業務定着支援ルールを利用者に共有し、実務での使い方や確認手順につなげる支援内容を見る。相談内容を整理する現在の利用状況やルール整備で迷っている点をまとめる。ページから問い合わせは送信されません。